Polityka przetwarzania

 

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W KANCELARII

 

Szanowni Państwo,

z dniem 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej: RODO.

W związku z powyższym przekazujemy poniżej informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych w Kancelarii Radców Prawnych Michalak i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą w Opolu.

 

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych Michalak i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą: 45-062 Opole, ul. Kościuszki 20/4, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 82188, NIP 7542578207, REGON 531529442, adres e-mail: kancelaria@michalak.pl (zwana dalej: Spółką).

2. W zakresie wniosków, pytań i żądań związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem.

 

CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem zasad i przepisów RODO oraz właściwych przepisów krajowych. Administrator dokłada wszelkiej starannośći, aby zapewnić przejrzystość przetwarzania danych osobowych; przekazywać informacje o przetwarzaniu danych osobowych w momencie ich zbierania; przetwarzać dane osobowe wyłącznie w niezbędnym do tego celu i przez okres, w jakim jest to niezbędne. Przetwarzanie danych osobowych w Kancelarii odbywa się w następujących celach:

 

1. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZY PROCESIE REKRUTACJI

1.1. Przeprowadzenie procesu rekrutacji celem zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę - realizacja ciążących na administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22(1) Kodeksu pracy.

1.2. Przeprowadzenie procesu rekrutacji celem zatrudnienia w opariu o umowę cywilnoprawną – realizacja procesu rekrutacyjnego w oparciu o dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych i w ślad za tym podjęcie działań na żądanie osoby, które dane dotyczą - art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

1.3. Przetwarzanie w procesie rekrutacji danych osobowych wkraczających poza przepisy prawa lub żądanie Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą.

1.4. Przetwarzanie danych osobowych w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych, polegający na weryfikacji kandydatów do pracy i ocenie ich przydatności do określonego stanowiska.

1.5. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegajacy na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

 

2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW

W przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników, Administrator danych przekazuje osobie, której dane dotyczą, stosowne informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zatrudnienia i kompletowania dokumentacji pracowniczej.

 

3. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW I KONTRAHENTÓW

3.1. Przetwarzanie danych osobowych w celu zawarcia i wykonywania umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.2. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegajacy na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

3.3. Przetwarzanie danych osobowych w celu prowadzenia działań informujących Klientów i Kontrahentów o świadczonych przez Kancelarię usługach - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegajacy na na przedstawieniu oferty Kancelari i oferowaniu świadczonych przez nią usług.

3.4. Archiwizowanie dokumentacji, a także wykonanie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.5. Przetwarzanie przy świadczeniu usług lub wykonywaniu umów danych osobowych wkraczających poza żądanie osoby, której dane dotyczą, a także przepisy prawa lub żądanie Administratora - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą.

 

4. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PERSONELU KLIENTÓW LUB KONTRAHENTÓW

4.1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu sprawnej realizacji przedmiotu umowy oraz ułatwienia kontaktu pomiędzy stronami umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegający na umożliwieniu efektywnej realizacji umowy.

4.2. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegajacy na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

 

5. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W CZASIE KONTAKTÓW BIZNESOWYCH, KORESPONDENCJI E-MAILOWEJ I TRADYCYJNEJ ORAZ W CZASIE KONTAKTU TELEFONICZNEGO

5.1. Przetwarzanie danych osobowych pozyskanych podczas spotkań biznesowych oraz poprzez wymianę wizytówek - w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegający na budowaniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

5.2. Przetwarzanie danych osobowych pozyskanych w przypadku kontaktu z Administratorem danych za pośrednictwem e-maila, poczty tradycyjnej lub połączenia telefonicznego w sprawach niezwiązanych z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegający na prowadzeniu korespondencji, umożliwieniu kontatku oraz rozwiązania sprawy, której wiadomość dotyczy.

 

6. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH NA PORTALACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

Administrator prowadzi publiczne profile na portalach społecznościowych Facebook i LinkedIn. W związku z tym przetwarza dane osobowe, które pozostawiają osoby odwiedzające te profile.

6.1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu efektywnego prowadzenia profilu, statystyk oraz informowania o bieżącej działalności Kancelarii - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegający na umożliwieniu promowania własnych usług oraz poprawie jakości świadczonych usług.

6.2. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora danych osobowych, polegajacy na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

 

CZAS PRZECHOWYWANIA DANYCH

Spółka przechowuje dane osobowe przez okresy wymagane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania. Okresy przetwarzania danych osobowych przez Administratora zależą od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania.

1. Dane osobowe pozyskane w procesie rekrutacji przechowywane będą do momentu zakończenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikuje kandydat.

2. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystywanie danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji, dane osobowe kandydatów do pracy będą przetwarzane co do zasady nie dłużej niż przez okres 1 roku od momentu zebrania danych osobowych.

3. Dane osobowe pozyskane i przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umów oraz świadczeniem w ich ramach usług, w tym realizacją zamówień produktów przechowywane są przez okres, w którym mogą na gruncie prawa cywilnego lub podatkowego wystąpić roszczenia związane z daną umową.

4. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody – do czasu odwołania tej zgody.

5. Dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, przechowywane będą do czasu wygaśnięcia uprawnień z tego tytułu, tj. przedawnienia roszczeń.

7. Dane osobowe przetwarzane w celach archiwizacyjnych lub w celach wynikających z innych przepisów prawa - przechowywane będą przez okres wynikający z obowiązków natury podatkowej i księgowej oraz przez okres, w którym mogą na gruncie obowiązującego prawa wystąpić roszczenia związane z przechowywanymi danymi osobowymi.

Dane osobowe przetwarzane przez radców prawnych w ramach wykonywania zawodu są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w ramach którego dane osobowe zostały zgromadzone.

 

KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom, które będą je przetwarzały, a w szczególności:

1. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,

2. instytucjom finansowym, w celu prowadzenia stosownych rozliczeń płatniczych,

3. upoważnionym organom i instytucjom publicznym w celu wywiązywania się z nałożonych na Administratora danych osobowych obowiązków prawnych,

4. podmiotom współpracującym z Administratorem danych, które w oparciu o stosowne umowy wspomagają Kancelarię w prowadzonej działalności gospodarczej.

 

UPRAWNIENIA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia unijnych lub krajowych przepisów o ochronie danych osobowych istnieje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

MOŻLIWOŚĆ PRZEKAZANIA DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Administrator danych co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z tym zastrzeżeniem, iż do takiego przekazywania może następować w ramach prowadzonych przez Administratora danych portali społecznościowych, tj. Facebook lub LinkedIn. W sytuacji gdy zachodzi chociażby ryzyko dotyczące możliwości przekazania przez Administartora danych osobowych poza Europejski Obszar Gospdoarczy, Administrator zapewnienia odpowiedni stopień ochrony, a w szczególności:

• współpracuje z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;

• stosuje standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską;

• stosuje wiążące reguły korporacyjne zatwierdzone przez właściwy organ nadzorczy;

• w razie przekazywania danych do USA – współpracuje z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield), który został zatwierdozny przez Komisję Europejską.

Facebook i LinkedIn przystąpiły do porozumienia w sprawie Tarczy Prywatności UE-USA i zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r., sygn. IP/16/2016 - przekazywanie danych osobowych do takich podmiotów zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych – a to zgodnie z art. 45 RODO.

 

INFORMACJA O DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

Przekazanie danych osobowych jest niezbędne w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, rozpatrzenia żądania osoby, której dane dotyczą, zawarcia, a następnie realizacji i rozliczenia stosownej umowy, w oparciu o którą prowadzona jest współpraca, czy kompleksowanego świadczenia usług. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.

W przypadku danych osobowych, co do których została wyrażona zgoda na ich przetwarzanie - Administrator informuje, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

W oparciu o otrzymane dane osobowe Administraotr danych osobowych nie będzie podejmować wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

MAPA DOJAZDOWA
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie, w ramach naszego serwisu stosujemy pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody, uprzejmie prosimy o dokonanie stosownych zmian w ustawieniach przeglądarki internetowej.
×